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Newsletter 8 – OMCeO GE – Registrare la visita: la sintesi per tutti

Pubblicato il Lunedì, 2 Novembre 2026 12:5502/11/2026 da

Da leggere per primi: basta questa sintesi per sapere che cosa fare e che cosa evitare. Il testo esteso e le appendici servono ad approfondire. Nessun tecnicismo: ogni sigla è spiegata ogni volta che compare.

Commissione Intelligenza Artificiale · Ottobre 2026 ·

Documento informativo. Non costituisce parere legale né linea guida clinica. Nessun prodotto è raccomandato dall’Ordine.

Come usare questa newsletter

Questa sintesi è il testo principale: bastano circa quindici minuti per sapere che cosa fare e che cosa evitare.
una breve video presentazione
una presentazione power point
Registrazione visita serve quando c’è un dubbio preciso: basi giuridiche, minori e genitori separati, telefonate, valutazione d’impatto, sicurezza, domande frequenti. In fondo contiene l’Appendice C (trascrizione locale) e l’Appendice D (modello di informativa e consenso).
le Appendici A e B (registratori e scribe clinici): servono solo a chi deve scegliere uno strumento.
Appendice E: il linguaggio del corpo e il livello paraverbale nella visita con gli scribe, cioè che cosa si guadagna e che cosa non si deve perdere. Chi vuole approfondire l’osservazione del paziente la trova lì.

Di che cosa parliamo, in parole semplici

Esistono programmi che ascoltano la visita e la trasformano in testo scritto, e a volte preparano anche una bozza della nota per la cartella. Si chiamano «scribi automatici» (scriba vuol dire scrivano). Il medico parla con il paziente e lo guarda in viso; il programma «prende appunti». Vale per ogni medico e odontoiatra: medicina generale, specialisti, pediatri.

Il vantaggio possibile: meno tempo davanti alla tastiera e più attenzione alla persona che abbiamo davanti: il suo volto, i suoi gesti, il modo in cui parla, e non solo le parole. Il rischio principale: la voce del paziente (o del genitore e del bambino) contiene dati sulla salute, e se l’audio finisce su un server che non controlliamo, quei dati escono dallo studio.

Registratore e scribe non si sommano: sono strade alternative. Un registratore (Appendice A) raccoglie l’audio e lo trascrive, di solito sui server del produttore; uno scribe clinico (Appendice B) ascolta con il proprio programma e prepara la nota. Si sceglie una strada sola; le due appendici hanno una tabella per orientarsi.

Un’immagine per ricordare

Registrare la visita è come fotocopiare la cartella clinica. Se la fotocopia resta nel cassetto dello studio, va bene. Se la mandiamo a un’azienda senza sapere dove andrà a finire, non va bene.

Che cosa si guadagna e che cosa non si deve perdere

Registrare o usare uno scriba ha senso solo se il tempo liberato torna alla persona che abbiamo davanti.

Si guadagna

Attenzione: meno scrittura mentre il paziente parla, più ascolto e più sguardo.
Un testo da rivedere con calma, al posto di appunti frettolosi.
Il riascolto: si può riascoltare un passaggio dubbio prima di cancellare l’audio.

Non si deve perdere

Il linguaggio del corpo. L’audio non conserva volto, gesti, postura, distanza, aspetto. Si osserva durante la visita e subito dopo si annotano in cartella i fatti («mani in tensione»), non i giudizi («ansioso»).
Il tono della voce. Pause, esitazioni, silenzi e tremore di solito spariscono dalla trascrizione scritta: se sono importanti, vanno annotati.
Il giudizio del medico. Il testo si rilegge sempre e chi firma la cartella è il medico. Un segno osservato è un’ipotesi da verificare con una domanda aperta, non una conclusione.
La serenità del colloquio. Se la persona appare a disagio, si spegne il registratore e si prosegue.

Che la registrazione liberi davvero lo sguardo è un’ipotesi plausibile, ma nessuno degli studi consultati l’ha misurato (dato non confermato). Approfondimento, esempi e bibliografia nell’Appendice E.

Le cinque cose da ricordare
Si chiede il permesso. Spiegare al paziente (o alla famiglia) perché si registra e chiedere il consenso. Chi dice di no riceve la stessa visita, senza registrazione.
L’audio resta nello studio. Il modo più sicuro è trasformare la voce in testo sul proprio computer (si chiama «trascrizione locale»).
Si cancella l’audio. Appena il testo è stato controllato, l’audio va cancellato da tutti i dispositivi: registratore, telefono, computer, cestino, account online.
Si rilegge sempre il testo. Il programma può sbagliare un farmaco o una dose, e a volte inventa frasi mai dette. Chi firma la cartella è il medico.
Niente scorciatoie con l’intelligenza artificiale online. Non si carica l’audio in un assistente generalista (come ChatGPT) e non si incolla una trascrizione con nomi e dati riconoscibili.
Privacy in breve

I punti essenziali

La voce del paziente è un dato sanitario: l’audio non deve uscire dallo studio senza un contratto firmato con il fornitore.
Si informa sempre il paziente, si chiede il consenso e lo si annota in cartella.
Si cancella l’audio dopo aver controllato il testo.
Niente assistenti generalisti online per audio o trascrizioni con dati riconoscibili.
Tutto il resto è nel testo esteso: basi giuridiche, minori e genitori separati, telefonate, valutazione d’impatto (DPIA, Data Protection Impact Assessment), sicurezza e conservazione (sezioni 4, 5, 6, 10 e 11) e domande frequenti. Modello di informativa e consenso nell’Appendice D.

Il semaforo: quale strada si può prendere

Colore

Significato nelle tabelle di questo documento

VERDE

Si può utilizzare, alle condizioni scritte accanto (informativa, consenso, cancellazione).

GIALLO

Richiede attenzione: utilizzabile solo dopo verifiche o con cautele aggiuntive, indicate nella casella.

ROSSO

Non utilizzare per le visite: divieto, rischio non accettabile o informazioni verificabili insufficienti. Il rosso non è un giudizio sulla qualità del prodotto: segnala lo stato delle informazioni che siamo riusciti a verificare.

Che cosa si fa

Semaforo

In parole semplici

Si registra e si trascrive sul proprio computer (trascrizione locale)

VERDE

Si può

L’audio non esce dallo studio. È la strada raccomandata dalla Commissione.

Si usa un servizio con server nell’Unione europea e un contratto firmato

GIALLO

Attenzione

L’audio esce dallo studio. Serve il contratto sul trattamento dei dati (si chiama DPA, Data Processing Agreement), la verifica di dove sono davvero i server, l’informativa ai pazienti e una valutazione scritta dei rischi (DPIA, Data Protection Impact Assessment).

Si usa un registratore o un’app con server sconosciuti, extra-europei o senza contratto

ROSSO

Non si può

Non sappiamo dove va l’audio né chi lo vede. Non utilizzare per le visite.

Si carica l’audio in un assistente generalista online

ROSSO

Non si può

I file vengono caricati su server dell’azienda: è come mandare la fotocopia della cartella fuori dallo studio.

Prima volta: come si comincia, in sei passi
Provare senza dati reali: due persone recitano una visita con nomi e dosi inventati.
Trascrivere il file sul proprio computer con un programma locale (per esempio MacWhisper o Buzz; elenco e semafori nell’Appendice C, in fondo al testo esteso).
Confrontare il testo con l’audio: cercare in particolare nomi, dosi e unità di misura.
Cancellare audio e testo di prova.
Preparare informativa e modulo di consenso (modello nell’Appendice D, in fondo al testo esteso).
Solo allora, con poche visite lunghe e il consenso annotato in cartella, provare con visite reali.
La frase da dire al paziente

«Le va bene se registro la visita? Mi serve per preparare con calma la sintesi e starle più vicino invece di scrivere. La registrazione verrà cancellata appena avrò il testo. Se preferisce di no, la visita è identica.»

Domande che tutti si fanno

Devo davvero chiedere il consenso?

Per la sola cura non è obbligatorio, ma registrare tutta la visita e trasformarla in testo con un programma va oltre ciò che serve per curare. Per questo la Commissione raccomanda di informare sempre e di chiedere il consenso. Basi giuridiche, provvedimenti del Garante per la protezione dei dati personali (l’autorità italiana per la privacy) e casi particolari sono nel testo esteso, sezione 4.

Il consenso a voce basta, o serve la firma?

La legge non impone la firma, ma il medico deve poter dimostrare di avere chiesto il consenso. Se l’audio viene cancellato, la prova è la nota in cartella: data, chi ha acconsentito, che l’informativa è stata data. Alla prima visita il modulo firmato è la soluzione più sicura.

Perché devo cancellare l’audio?

Perché contiene molto più del testo (nomi, voci di altre persone, notizie sulla famiglia e sulla vita privata), perché più copie esistono più è facile perderle, e perché per la cartella serve il testo verificato, non la registrazione. La Commissione lo raccomanda; non esiste una norma specifica che imponga di cancellare l’audio.

Posso registrare una telefonata?

Sì, ma con avviso all’inizio, scopo spiegato, e mai in vivavoce dove altri possono ascoltare: l’altoparlante farebbe sentire informazioni coperte dal segreto professionale a chi è nella stanza. Regole e riferimenti nel testo esteso, sezione 5.

Piccolo dizionario

Parola o sigla

Che cosa vuol dire

Trascrizione

Trasformare la voce in testo scritto.

Trascrizione locale

La trasformazione avviene sul computer del medico: l’audio non viene inviato a nessuno.

Cloud

Server di un’azienda, su internet, dove si salvano o si elaborano i file.

Scriba automatico (ambient AI scribe)

Programma di intelligenza artificiale che ascolta la visita e prepara il testo o la nota.

Whisper

Modello di riconoscimento vocale di OpenAI, di uso libero, che può funzionare sul proprio computer.

GDPR (General Data Protection Regulation)

Regolamento europeo sulla protezione dei dati: la legge europea sulla privacy.

DPA (Data Processing Agreement)

Accordo sul trattamento dei dati: il contratto con cui un’azienda si impegna a trattare i dati solo come dice il medico.

DPIA (Data Protection Impact Assessment)

Valutazione d’impatto sulla protezione dei dati: un documento di una o due pagine che descrive i rischi e come ridurli.

Garante

Garante per la protezione dei dati personali: l’autorità italiana per la privacy.

Pseudonimizzazione

Sostituire nomi e dati riconoscibili con segnaposto (per esempio «[PERSONA 1]») prima di usare l’intelligenza artificiale.

Allucinazione

Frase scritta dal programma ma non pronunciata nell’audio.

Dove approfondire

Registrazione visita: tabelle con i colori, domande frequenti (FAQ, Frequently Asked Questions) e bibliografia cliccabile. In fondo: Appendice C (trascrizione locale) e Appendice D (modello di informativa e consenso).
Appendice A: registratori hardware.
Appendice B: software di scribe clinico. Servono a chi deve scegliere uno strumento.
Appendice E: il linguaggio del corpo e il livello paraverbale nella visita con gli scribe.
Il quadro giuridico va verificato con un consulente in protezione dei dati prima dell’adozione in studio.

Commissione Intelligenza Artificiale – Ordine dei Medici Chirurghi e degli Odontoiatri della Provincia di Genova. Newsletter 8, Sintesi · Versione 10 · Ottobre 2026 · Osservazioni e segnalazioni: iaosservazioni@omceoge.eu